Ringkasan Program Kerja
Struktur, sub bidang, dan gambaran umum program 2024–2027
4
Sub Bidang
18
Total Program Kegiatan
3 Thn
Periode Kerja
Struktur Sub Bidang
| No | Sub Bidang | Fokus Utama | Jumlah Program | Sifat |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Teknologi Informasi | Website, sistem informasi, infrastruktur digital | 5 Program | Rutin Insidental |
| 2 | Administrasi | Surat-menyurat, arsip, notulen, tata kelola dokumen | 4 Program | Rutin |
| 3 | Media & Komunikasi | Media sosial, konten, WhatsApp blast, publikasi | 5 Program | Rutin Insidental |
| 4 | Data & Dokumentasi | Database anggota, dokumentasi kegiatan, pelaporan | 4 Program | Rutin Tahunan |
Timeline Prioritas
2024 (Tahun 1)
Fondasi & Infrastruktur
Pembuatan hosting/domain website, setup media sosial resmi, pembentukan sistem administrasi, pendataan ulang anggota.
2025 (Tahun 2)
Penguatan Sistem & Konten
Pengembangan website, konsistensi konten media sosial, digitalisasi arsip, penguatan SOP administrasi.
2026–2027 (Tahun 3–4)
Optimasi & Evaluasi
Evaluasi seluruh sistem, pelaporan komprehensif, peningkatan kualitas layanan informasi ke anggota.
Sub Bidang 1 – Teknologi Informasi
Pengelolaan infrastruktur digital, website, dan sistem informasi organisasi
| No | Bentuk Kegiatan | Sasaran / Target | Standar Capaian | Sifat |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Pembuatan hosting & domain PUK SP KEP SPSI PT. BSIN-KP | Anggota mudah mengakses informasi organisasi | Website aktif dan dapat diakses publik | Insidental |
| 2 | Pembangunan dan pemeliharaan website organisasi | Website menjadi pusat informasi resmi PUK | Update konten minimal 2x/bulan; uptime ≥ 95% | Rutin |
| 3 | Pengelolaan email resmi organisasi | Komunikasi digital tercatat & profesional | Email dibalas ≤ 2 hari kerja | Rutin |
| 4 | Penyusunan SOP penggunaan perangkat IT organisasi | Standarisasi penggunaan alat kerja digital | SOP tersedia dan disosialisasikan | Insidental |
| 5 | Pelatihan literasi digital dasar untuk pengurus | Pengurus mampu mengoperasikan tools digital | Minimal 1x pelatihan/tahun; peserta ≥ 80% | Tahunan |
Jobdesk Penanggung Jawab
1
Koordinator IT
- Merencanakan dan mengawasi seluruh program sub bidang IT
- Mengkoordinasikan pengelolaan website dan domain organisasi
- Memastikan keamanan dan ketersediaan sistem informasi
- Menyusun laporan kegiatan IT secara berkala
- Berkoordinasi dengan bidang lain terkait kebutuhan IT
2
Admin Website & Konten
- Mengelola hosting, domain, dan update website
- Mengunggah konten/artikel/pengumuman ke website
- Memastikan tampilan website selalu up-to-date
- Backup data website secara rutin (minimal bulanan)
- Merespons komentar/pesan melalui website
Standar Capaian Sub Bidang Teknologi Informasi
- Website aktif dan dapat diakses 24 jam
- Konten diperbarui minimal 2 kali per bulan
- Email resmi organisasi dibalas dalam ≤ 2 hari kerja
- SOP IT tersusun dan disosialisasikan pada tahun pertama
- Minimal 80% pengurus mengikuti pelatihan literasi digital
Sub Bidang 2 – Administrasi
Tata kelola surat-menyurat, arsip, notulen, dan dokumen organisasi
| No | Bentuk Kegiatan | Sasaran / Target | Standar Capaian | Sifat |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Pengelolaan surat masuk dan surat keluar | Tertib administrasi korespondensi organisasi | Setiap surat tercatat dalam buku agenda; diarsipkan | Rutin |
| 2 | Pembuatan & pemeliharaan sistem pengarsipan dokumen | Dokumen organisasi mudah ditemukan dan aman | Arsip fisik & digital tersusun rapi; tersedia indeks | Rutin |
| 3 | Penyusunan notulen rapat dan risalah pertemuan | Seluruh keputusan rapat terdokumentasi | Notulen dibuat ≤ 3 hari setelah rapat; didistribusikan | Rutin |
| 4 | Penyusunan & evaluasi SOP Administrasi Bidang V | Standarisasi alur kerja administrasi | SOP lengkap tersusun di tahun pertama; evaluasi tahunan | Tahunan |
Jobdesk Penanggung Jawab
1
Sekretaris / Koordinator Administrasi
- Mengagendakan dan mendistribusikan surat masuk/keluar
- Menyusun konsep surat resmi organisasi
- Mengelola buku agenda dan ekspedisi surat
- Menyusun notulen rapat dan mendistribusikan kepada peserta
- Menyusun laporan administrasi berkala (triwulan & tahunan)
2
Petugas Arsip & Dokumen
- Menerima, menyortir, dan menyimpan dokumen masuk
- Membuat indeks dan klasifikasi arsip (fisik & digital)
- Melakukan digitalisasi dokumen lama secara bertahap
- Menjaga kerahasiaan dokumen organisasi yang bersifat internal
- Melaporkan kondisi arsip kepada koordinator setiap triwulan
Standar Capaian Sub Bidang Administrasi
- Tidak ada surat yang tidak tercatat atau hilang
- Notulen rapat selesai dan terdistribusi dalam ≤ 3 hari kerja
- Arsip fisik dan digital tersusun rapi dengan sistem indeks
- SOP Administrasi tersusun lengkap pada tahun pertama (2024)
- Evaluasi SOP dilakukan minimal 1x pertahun
Sub Bidang 3 – Media & Komunikasi
Pengelolaan media sosial, konten, WhatsApp blast, dan publikasi organisasi
| No | Bentuk Kegiatan | Sasaran / Target | Standar Capaian | Sifat |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Pengelolaan akun media sosial resmi (Instagram, Facebook, TikTok) | Organisasi dikenal luas oleh anggota dan masyarakat | Posting terjadwal minimal 3x/minggu; follower tumbuh | Rutin |
| 2 | Penyebaran informasi melalui WhatsApp Blast | Anggota mendapat info cepat dan akurat | Blast terkirim ke seluruh grup anggota ≤ 1 jam setelah keputusan | Rutin |
| 3 | Pembuatan konten grafis dan video informasi organisasi | Konten menarik, informatif, dan sesuai citra organisasi | Tersedia template desain; konten konsisten secara visual | Rutin |
| 4 | Liputan dan dokumentasi kegiatan organisasi | Setiap kegiatan terdokumentasi foto & video | Materi diunggah ke media sosial/website ≤ 2 hari pasca kegiatan | Insidental |
| 5 | Pembuatan kalender konten bulanan | Konten terencana dan konsisten sepanjang tahun | Kalender konten tersedia awal setiap bulan | Rutin |
Jobdesk Penanggung Jawab
1
Koordinator Media & Komunikasi
- Menyusun strategi komunikasi organisasi
- Mengkoordinasikan jadwal konten dan WhatsApp blast
- Memastikan pesan organisasi konsisten di semua platform
- Evaluasi performa media sosial bulanan
- Berkoordinasi dengan bidang lain untuk kebutuhan publikasi
2
Content Creator / Desainer
- Membuat konten grafis (poster, infografis, banner) menggunakan Canva/Photoshop
- Membuat konten video pendek untuk Reels/TikTok
- Mengikuti panduan visual dan warna organisasi
- Menyediakan konten sesuai kalender yang telah disusun
- Mendokumentasikan kegiatan (foto & video)
3
Admin Media Sosial & WhatsApp
- Mengunggah konten sesuai jadwal ke seluruh platform (IG, FB, TikTok)
- Mengelola komentar, pesan masuk, dan interaksi audiens
- Menyebarkan informasi melalui WhatsApp Blast ke grup anggota
- Mencatat dan melaporkan statistik engagement bulanan
- Memastikan tidak ada informasi hoaks yang beredar dari akun resmi
Standar Capaian Sub Bidang Media & Komunikasi
- Posting terjadwal minimal 3x per minggu di media sosial
- WhatsApp blast terkirim ≤ 1 jam setelah ada keputusan penting
- Dokumentasi kegiatan diunggah ≤ 2 hari pasca kegiatan
- Kalender konten tersedia di awal setiap bulan
- Jumlah pengikut/follower tumbuh minimal 10% per semester
Sub Bidang 4 – Data & Dokumentasi
Pengelolaan database anggota, dokumentasi kegiatan, dan pelaporan
| No | Bentuk Kegiatan | Sasaran / Target | Standar Capaian | Sifat |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Pendataan & pemutakhiran database anggota | Data anggota akurat, lengkap, dan terkini | Update data minimal 1x/semester; error rate ≤ 1% | Rutin |
| 2 | Pembuatan laporan kegiatan organisasi | Setiap kegiatan memiliki laporan resmi tertulis | Laporan selesai ≤ 7 hari pasca kegiatan | Insidental |
| 3 | Penyusunan laporan tahunan Bidang V | Pertanggungjawaban program kerja kepada anggota | Laporan tahunan tersusun setiap akhir tahun kepengurusan | Tahunan |
| 4 | Monitoring & evaluasi program kerja Bidang V | Program berjalan sesuai rencana dan terukur | Evaluasi triwulanan; rekomendasi tindak lanjut terdokumentasi | Rutin |
Jobdesk Penanggung Jawab
1
Koordinator Data & Dokumentasi
- Mengkoordinasikan pengumpulan dan validasi data anggota
- Memastikan laporan kegiatan tersusun tepat waktu
- Menyusun laporan tahunan Bidang V
- Memimpin sesi monitoring & evaluasi triwulanan
- Menjaga kerahasiaan data anggota sesuai ketentuan
2
Operator Data / Database
- Mengentri dan memperbarui data anggota di sistem/spreadsheet
- Melakukan verifikasi data secara berkala
- Membuat rekapitulasi dan statistik data anggota
- Menyiapkan data untuk kebutuhan laporan dan rapat
- Backup database anggota secara rutin (mingguan)
Standar Capaian Sub Bidang Data & Dokumentasi
- Database anggota diperbarui minimal 1x per semester
- Laporan kegiatan tersusun ≤ 7 hari pasca kegiatan
- Laporan tahunan tersedia setiap akhir tahun kepengurusan
- Evaluasi program dilakukan setiap triwulan (4x/tahun)
- Tidak ada kebocoran data anggota yang bersifat pribadi