Teknologi Informasi
Apa yang Akan Dipelajari?
Modul ini dirancang khusus untuk pengurus dan anggota PUK SPKEP SPSI yang ingin memperkuat organisasi melalui administrasi yang rapi dan teknologi yang sederhana. Baca perlahan, ikuti latihan, dan jangan ragu bertanya!
Petunjuk & Jadwal Pelatihan
Pengurus dan anggota aktif PUK SPKEP SPSI PT Bridgestone Tire Indonesia yang ingin memahami administrasi organisasi dan pemanfaatan teknologi sederhana dalam kegiatan serikat pekerja.
Jadwal Pelatihan Satu Hari
| Waktu | Sesi | Kegiatan | Durasi |
|---|---|---|---|
| 07.30 – 08.00 | Pembukaan | Registrasi, perkenalan, ice breaking | 30 menit |
| 08.00 – 09.30 | Modul 1 | Administrasi Dasar Serikat Pekerja | 90 menit |
| 09.30 – 09.45 | Istirahat | Coffee break | 15 menit |
| 09.45 – 11.30 | Modul 2 | Teknologi Informasi untuk Serikat | 105 menit |
| 11.30 – 12.30 | Istirahat | Sholat & makan siang | 60 menit |
| 12.30 – 14.00 | Modul 3 | Sistem Data Anggota Digital | 90 menit |
| 14.00 – 14.15 | Istirahat | Coffee break | 15 menit |
| 14.15 – 15.45 | Modul 4 | Komunikasi Organisasi yang Efektif | 90 menit |
| 15.45 – 16.00 | Evaluasi | Kuis & penutupan | 15 menit |
Cara Menggunakan Modul Ini
Setiap modul dimulai dengan penjelasan konsep yang singkat dan mudah dipahami.
Setiap konsep dilengkapi contoh dari lingkungan kerja yang relate dengan kehidupan sehari-hari anggota.
Gunakan tabel dan panduan langkah demi langkah sebagai referensi praktis.
Setiap modul memiliki latihan praktik yang bisa langsung dikerjakan selama pelatihan.
Di akhir pelatihan, ikuti kuis untuk mengukur pemahaman kamu.
1.1 Apa Itu Administrasi?
Administrasi adalah cara kita MENCATAT, MENYIMPAN, dan MENGELOLA semua informasi penting organisasi. Kalau rumah tangga punya buku belanja — serikat pekerja punya administrasi.
Pak Dedi, anggota serikat 10 tahun, mau klaim uang pesangon. Tapi pengurus bingung — datanya nggak ada. Kartu anggota hilang, buku iuran nggak tercatat, surat keanggotaan nggak pernah dibuat.
Hasilnya? Pak Dedi kesulitan membuktikan haknya. Ini bukan salah Pak Dedi — ini masalah administrasi yang lemah.
Administrasi yang baik = Hak anggota terlindungi! Data rapi = Serikat kuat!
1.2 Jenis-Jenis Dokumen Serikat Pekerja
| Jenis Dokumen | Contoh | Fungsi |
|---|---|---|
| Dokumen Keanggotaan | Kartu anggota, formulir pendaftaran, daftar anggota aktif | Bukti seseorang adalah anggota serikat |
| Dokumen Kegiatan | Notulen rapat, daftar hadir, laporan kegiatan | Bukti bahwa serikat aktif berorganisasi |
| Dokumen Keuangan | Buku iuran, laporan keuangan, kuitansi | Transparansi pengelolaan uang serikat |
| Dokumen Hukum & PKB | PKB, surat perjanjian, surat resmi ke perusahaan | Dasar hukum perjuangan serikat |
| Dokumen Korespondensi | Surat masuk, surat keluar, surat peringatan | Rekam jejak komunikasi dengan pihak lain |
1.3 Cara Menyimpan Dokumen yang Benar
Ada dua cara menyimpan dokumen: FISIK (kertas) dan DIGITAL (di HP/komputer). Keduanya penting!
| Penyimpanan Fisik (Kertas) | Penyimpanan Digital |
|---|---|
| Gunakan map/ordner terpisah per kategori | Simpan di Google Drive (gratis, aman) |
| Beri label jelas: tanggal, jenis, nomor | Buat folder terpisah per kategori |
| Simpan di tempat aman, terkunci jika perlu | Foto/scan dokumen penting dengan HP |
| Buat buku indeks (daftar semua dokumen) | Beri nama file yang jelas dan terurut |
| Jangan bawa dokumen asli tanpa tujuan | Backup di 2 tempat (Drive + HP) |
Gunakan format: TAHUN-BULAN-TANGGAL_JenisDokumen_Keterangan
Contoh: 2026-05-01_Notulen_RapatBulananApril
1.4 Latihan Praktik
Buat daftar 5 dokumen yang saat ini dimiliki atau dibutuhkan serikat kalian. Tuliskan:
- Nama dokumen
- Kategori (keanggotaan / kegiatan / keuangan / hukum)
- Di mana sekarang disimpan?
- Kondisinya: lengkap / kurang lengkap / tidak ada
Coba buat rancangan sederhana sistem penyimpanan dokumen untuk serikat kalian:
- Folder fisik apa saja yang dibutuhkan?
- Folder digital apa saja yang akan dibuat di Google Drive?
- Siapa yang bertanggung jawab menjaga arsip?
Teknologi bukan hanya untuk yang 'pintar komputer'. HP yang kamu pegang sekarang sudah cukup untuk membantu organisasi serikat jadi lebih kuat. Yang penting: MAU BELAJAR!
2.1 Mengapa Teknologi Penting untuk Serikat?
| Tanpa Teknologi | Dengan Teknologi |
|---|---|
| Informasi telat sampai ke anggota | Informasi tersebar dalam hitungan detik |
| Dokumen mudah hilang/rusak | Dokumen aman tersimpan di cloud |
| Rapat harus kumpul semua | Koordinasi bisa via WA/online |
| Data anggota berantakan | Data terorganisir & bisa dicari cepat |
| Komunikasi dengan perusahaan lambat | Surat resmi bisa dikirim via email |
2.2 WhatsApp sebagai Alat Organisasi
WhatsApp bukan cuma buat chat biasa. Ini alat komunikasi organisasi yang sangat powerful!
| Fitur | Fungsi | Contoh Penggunaan |
|---|---|---|
| Grup WA | Komunikasi dengan semua anggota sekaligus | Grup "Anggota SPKEP Shift A" |
| Broadcast List | Kirim pesan ke banyak orang tanpa buat grup | Pengumuman rapat bulanan |
| Pin Pesan | Pastikan info penting selalu terlihat di atas | Pin jadwal rapat & info penting |
| Status WA | Berbagi info kepada semua kontak | Update kegiatan serikat |
| Kirim Dokumen | Share file PDF/foto/dokumen | Kirim notulen rapat ke anggota |
| Poll/Voting | Buat polling sederhana | Voting waktu rapat, pilihan topik |
2.3 Google Drive & Google Form
Google Drive adalah "lemari arsip digital" yang bisa diakses dari mana saja, GRATIS!
Langkah Membuat Google Drive Serikat:
Contoh: spkepspsi.bridgestone@gmail.com
Bisa dari HP atau laptop
Keanggotaan / Kegiatan / Keuangan / PKB & Hukum / Korespondensi
Hanya yang berwenang, atur sebagai "view only" atau "editor"
Scan atau foto dokumen fisik menggunakan HP
Google Form bisa dipakai untuk: Absen digital anggota, Survei kepuasan anggota, Pendaftaran anggota baru, Voting/polling keputusan, dan Form keluhan/aspirasi anggota. Semua GRATIS dan bisa diakses dari HP!
2.4 Email Resmi Serikat
Email resmi penting untuk komunikasi formal dengan manajemen, Disnaker, atau pihak luar.
2.5 Latihan Praktik
Buat rancangan grup WA untuk serikat kalian:
- Nama grup yang akan dibuat (minimal 3 grup berbeda)
- Siapa yang jadi admin masing-masing grup?
- Aturan apa yang akan diterapkan di grup?
Buat Google Form sederhana untuk absen anggota (nama, NIK, shift, hadir/tidak). Kirimkan link form ke sesama peserta untuk dicoba diisi.
3.1 Pentingnya Data Anggota
Tanpa data yang akurat, serikat tidak bisa berbuat banyak untuk melindungi hak anggotanya.
| Situasi | Apa yang Terjadi Tanpa Data Akurat? |
|---|---|
| Negosiasi PKB | Perusahaan bisa klaim anggota sedikit — posisi tawar melemah |
| Pemilihan Pengurus | Tidak tahu berapa suara yang sah, siapa yang berhak memilih |
| Klaim Hak Anggota | Sulit membuktikan seseorang adalah anggota aktif |
| Laporan ke Dinas | Data yang diserahkan ke Disnaker tidak valid |
| Distribusi Manfaat | Tidak tahu siapa yang berhak terima bantuan serikat |
3.2 Data Apa Saja yang Harus Dicatat?
| Kategori Data | Detail yang Dicatat | Keterangan |
|---|---|---|
| Data Identitas | Nama, NIK, No. KTP, No. HP, Alamat | Wajib ada |
| Data Kepegawaian | Departemen, Jabatan, Shift, Tanggal Masuk | Untuk verifikasi hak |
| Data Keanggotaan | No. Anggota, Tanggal Bergabung, Status Aktif | Untuk administrasi serikat |
| Data Iuran | Iuran bulan ini, total iuran, tunggakan | Untuk keuangan |
| Data Kontak Darurat | Nama keluarga, No. HP keluarga | Untuk keperluan darurat |
3.3 Cara Membuat Database Sederhana
Tidak perlu software mahal! Google Sheets (gratis di HP/laptop) sudah cukup.
sheets.google.com atau aplikasi Sheets di HP
Beri nama: "Database Anggota SPKEP - 2026"
No | Nama | NIK | Departemen | Shift | No. HP | Tgl Gabung | Status | No. Anggota
Mulai dari yang sudah ada datanya, lengkapi secara bertahap
Agar mudah mencari data berdasarkan nama, dept, atau shift
"View only" untuk anggota biasa, "Editor" hanya untuk admin data
Data anggota adalah RAHASIA. Jangan share ke sembarangan orang. Hanya pengurus yang berwenang yang boleh akses data lengkap. Anggota biasa hanya boleh melihat data dirinya sendiri.
3.4 Kapan Harus Update Data?
| Kapan? | Apa yang Diupdate? | Siapa yang Update? |
|---|---|---|
| Ada anggota baru | Tambah baris data baru | Sekretaris / Admin Data |
| Anggota pindah shift/dept | Update departemen & shift | Sekretaris / Admin Data |
| Anggota ganti No. HP | Update kolom No. HP | Anggota melapor ke pengurus |
| Anggota resign/keluar | Ubah status menjadi "Tidak Aktif" | Sekretaris / Admin Data |
| Setiap bulan | Cek iuran, verifikasi data aktif | Bendahara + Sekretaris |
3.5 Latihan Praktik
Buka Google Sheets di HP masing-masing. Buat database contoh dengan minimal 5 anggota fiktif (jangan gunakan data nyata saat latihan). Lengkapi semua kolom yang sudah dipelajari. Coba fitur filter untuk mencari anggota berdasarkan departemen atau shift.
4.1 Surat Resmi Serikat Pekerja
Surat resmi adalah cara serikat "berbicara" secara formal. Surat yang baik = serikat yang profesional.
| Bagian Surat | Isi | Contoh |
|---|---|---|
| Kop Surat | Logo + nama organisasi + alamat | PUK SPKEP SPSI PT Bridgestone Tire Indonesia Karawang |
| Nomor Surat | Format baku organisasi | No. 012/PUK-BTI/V/2026 |
| Tanggal | Tanggal surat dibuat | Karawang, 7 Mei 2026 |
| Perihal | Topik singkat surat | Permohonan Audiensi PKB |
| Pembuka | Salam + penjelasan tujuan | Dengan hormat, kami selaku... |
| Isi | Pokok permasalahan / permintaan | Kami mengajukan... |
| Penutup | Harapan + ucapan terima kasih | Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan... |
| Tanda Tangan | Nama + jabatan + stempel | Ketua PUK + Sekretaris PUK |
[Nomor Urut]/[Kode Org]/[Bulan Romawi]/[Tahun]
Contoh: 001/PUK-BTI/V/2026 artinya: Surat ke-1, PUK BTI, Bulan Mei, Tahun 2026
4.2 Notulen Rapat yang Baik
Notulen adalah catatan resmi hasil rapat. Ini BUKTI bahwa keputusan sudah diambil secara sah.
4.3 Laporan Kegiatan
| Bagian Laporan | Isi yang Ditulis |
|---|---|
| Nama Kegiatan | Judul kegiatan yang dilaksanakan |
| Waktu & Tempat | Tanggal, jam, dan lokasi kegiatan |
| Tujuan | Mengapa kegiatan ini dilaksanakan? |
| Peserta | Jumlah dan kategori peserta yang hadir |
| Pelaksanaan | Rangkaian acara dari awal hingga akhir |
| Hasil/Output | Apa yang dicapai dari kegiatan ini? |
| Hambatan | Kendala yang ditemui selama pelaksanaan |
| Rekomendasi | Saran untuk kegiatan serupa di masa depan |
| Lampiran | Foto, daftar hadir, kuitansi (jika ada) |
4.4 Latihan Praktik
Skenario: Serikat ingin mengajukan permohonan audiensi kepada Manajer HRD untuk membahas usulan perbaikan fasilitas kantin bagi pekerja shift malam.
Gunakan format surat resmi yang sudah dipelajari di atas.
Fasilitator akan memimpin rapat singkat 10 menit (simulasi). Setiap peserta membuat notulen dari rapat simulasi tersebut. Bandingkan hasil masing-masing dan diskusikan mana yang paling lengkap.
Kuis Evaluasi Pengetahuan
Jawab 5 pertanyaan berikut untuk mengukur pemahaman kamu setelah mengikuti pelatihan.
Sertifikat Kelulusan
Masukkan nama peserta untuk mencetak sertifikat pelatihan.
yang diselenggarakan oleh PUK SPKEP SPSI PT Bridgestone Tire Indonesia
Karawang, Jawa Barat pada Mei 2026